نقش روابط عمومی در تعالی سازمانی

به گزارش صبح تجارت به نقل از روابط عمومی شرکت مهندسی و ساخت تأسیسات دریایی ایران: هومن صدر  دادرس|  روابط عمومی امروزه در نقش شریان و رگ‌های سازمان نقشی حیاتی و گسترده در تمامی رده‌های سازمان جهت افزایش رضایتمندی، عارضه یابی به موقع جهت رفع نقص‌های احتمالی و به تصویر کشیدن نقاط قابل بهبود و نقاط قوت سازمان دارد و می‌تواند با همراهی و هم گامی با واحد سرمایه  انسانی در مدیریت استعدادها، ظرفیت سازی انسانی، افزایش بهره وری و اثربخشی سازمانی، تقویت فرهنگ بهبود مستمر کاری و همچنین تقویت همدلی در تیم‌های تخصصی نقش موثری ایفا کند.

روابط عمومی در عصر حاضر در خصوص تعالی سازمانی ارتباط ساز است و نقش قابل توجهی در شکل گیری ارتباطات موثر، شبکه سازی‌های حرفه ای، بهبود فرهنگ سازمانی، تسهیل کننده چالش‌های سازمانی، افزایش مشارکت کارکنان در دستیابی به اهداف و ایجاد زبان مشترک میان کارکنان و مدیران ایفا می‌کند.

روابط عمومی معمار و نمایانگر تصویری واقعی از سازمان است که با ترکیب تکنیک‌های مختلف ارتباطی، مهارت‌های تخصصی و سرمایه‌های انسانی شرکت، تصویری مطلوب و در عین حال روشن، شفاف و واقعی از برند سازمان را معرفی می‌کند.

اعتبار سازمان، اعتماد ذی نفعان و جایگاه برند، حاصل مجموعه ای از رفتارها و عملکردهای هر سازمان است و نقش روابط عمومی این است که این واقعیت‌ها را به شکلی حرفه‌ای، شفاف و اثربخش روایت و مدیریت نماید.

با افزایش آگاهی و ایجاد اعتماد، تاثیرگذاری مطلوب در رده‌های مختلف سازمان و تسهیل مشارکت پرسنل می‌تواند نفوذ فزاینده‌ای در تعالی سازمانی ایفا کند و شبکه‌ای ارزشمند میان دارائی‌های فکری، استراتژیک، انسانی و فیزیکی در سازمان برقرار کند.

یکی از مهمترین ویژگی‌ها و کارکردهای روابط عمومی در تعالی سازمانی “مدیریت ارتباطات درون سازمانی” است. سازمانی که روابط داخلی در آن به صورت شفاف، تعاملی و دوسویه و مبتنی بر اعتماد متقابل باشد، از ظرفیت بیشتری برای حل مشکلات و مسائل، افزایش انگیزه بین کارکنان و کاهش تعارضات و دستیابی به اهداف پیش رو برخوردار خواهد بود.

قطع به یقین روابط عمومی می‌تواند با ایجاد ساز و کارهای مناسب برای شنیدن صدای همکاران، دریافت پیشنهادها و انتقادات سازنده، انعکاس دیدگاه‌های کارکنان به مدیران ارشد و همچنین اطلاع‌رسانی شفاف درباره سیاست‌ها و خط مشی سازمان، فاصله میان مدیریت و بدنه سازمان را به طور چشمگیری کاهش دهد.

از سوی دیگر روابط عمومی در مدیریت ارتباط با ذی نفعان و افکار عمومی نیز نقش موثری دارد.آشنائی با انتظارات مشتریان، کارفرمایان، پیمانکاران، جامعه محلی، رسانه‌ها و دیگر ذی نفعان و انتقال این انتظارات به مدیران سازمان، می‌تواند به تصمیم گیری بهتر و افزایش رضایت مندی منجر شود. در حقیقت روابط عمومی می‌بایست که چشم و گوش سازمان در محیط پیرامونی باشد و تغییرات نگرشی و اجتماعی را به موقع و سریع شناسائی و تحلیل نماید.

مدیریت بحران و حفظ اعتبار سازمان نیز از دیگر حوزه‌های مهم فعالیت روابط عمومی در سازمان در مسیر تعالی است. سازمان‌های متعالی صرفا سازمان‌هایی نیستند که در شرایط عادی عملکرد مناسبی دارند؛ بلکه سازمان‌هایی هستند که در موقع بحران هم می‌توانند ارتباط خود با کارکنان، مشتریان، رسانه‌ها و جامعه حفظ کرده و با اطلاع‌رسانی سریع، دقیق، درست و مسئولانه و شفاف، از شکل گیری شایعات و آسیب به اعتماد عمومی جلوگیری کنند.

در این بین بهره گیری از هوش مصنوعی، تحلیل و تجزیه داده‌ها و استفاده از ابزارهای نوین ارتباطی می‌تواند روابط عمومی سازمان را از یک واحد واکنش گرا به یک واحد پیش بینی و داده محور تبدیل کند. تحلیل افکار عمومی، پایش و رصد رسانه‌ها، شناسائی روندهای ارتباطی، سنجش اثربخشی پیام‌ها و شناخت نیازها و انتظارات مخاطبان به روابط عمومی کمک می‌کند تصمیمات خود را بر پایه داده و تحلیل اتخاذ کند.

بنابراین روابط عمومی در سازمان متعالی، صرفا و فقط مسئول انتشار اخبار، برگزاری مراسم یا تهیه گزارش نیست؛ بلکه یک شریک راهبردی مدیریت است که می‌بایست با ایجاد ارتباطات موثر، افزایش اعتماد، تقویت سرمایه اجتماعی، توسعه فرهنگ سازمانی، مدیریت اعتبار و سهولت ارتباط بین سازمان و ذی نفعان، زمینه تحقق اهداف و استراتژی‌های سازمان را به وجود آورد.

سخن پایانی

تعالی سازمانی بدون ارتباطات موثر، اعتماد و مشارکت پایدار هرگز امکان پذیر نیست و روابط عمومی حرفه‌ای، حلقه اتصال بین این عناصر و اهداف راهبردی سازمان است.

روابط عمومی هنگامی می‌تواند در مسیر تعالی سازمانی موفق و موثر باشد که از جایگاه یک واحد صرفا اجرائی فاصله بگیرد و به مرکز راهبری ارتباطات، تحلیل افکار عمومی، مدیریت اعتبار و مشاور ارتباطی مدیریت ارشد تبدیل شود.

چنین روابط عمومی نه تنها دستاوردهای سازمان را ترسیم و روایت می‌کند، بلکه با شناخت آینده و شنیدن صدای ذی نفعان و ایجاد یک زبان مشترک در سازمان، در ساختن آینده سازمان نیز نقش آفرین خواهد بود.